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企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表編制方法(10號令解讀之五)

隨著形勢的變化和國家經濟體制改革的深化,國家對企業監管方式、方法和監管重點的變化,10號令中的個別檔案的保管期限需進行細微的調整,一些文件材料的歸檔范圍也要擴充。本期討論若干檔案保管期限的設置調整,若干文件材料歸檔范圍的補充,對10號令附件的結構進行說明。

一、若干檔案保管期限設置的調整

(一)部門或職能工作計劃和總結

企業整體計劃需劃分為永久,部門或職能工作計劃可劃為30年;部門和職能年度工作總結必須劃分為永久,這是從存史角度來考慮的。

(二)規章、制度

不少企業提出,規章、制度經常作廢、換版,不需要存永久。但是,根據10號令要求,規章、制度全部劃分為永久。因為,盡管規章、制度經常更新、換版,舊版制度會作廢,從是失去效力。但是,由于規章、制度在生效期間所管理轄的事項有可能會有一直存在,規章、制度即使已作廢、換版,但作為生效期間處理事項的依據,仍舊需要查詢利用。

(三)與人切身利益有關的檔案

10號令最大的特點就是堅持“以人為本”的原則,體現以人為本的原則,因此,凡與職工、客戶或其他人員的切身利益有關的檔案均應劃分永久保管。這些檔案包括“15.2.7企業先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料”“15.2.8對本企業有關人員的處分文件材料”“16.6.3違紀案件立案報告、調查依據、審查結論、處理意見等文件材料”

(四)與資產有關的檔案

由于資產管理事務影響時間長,對企業影響的生存與發展起著關鍵的作用,是企業負責人離任審計、專項審計和上級巡視重點督查的內容,因此,凡與資產有關的檔案必須永久保管。這些檔案10號令中體現為如下內容:

3.3.5股票首次發行過程中形成的其他文件材料;

3.4企業股東、股權登記文件材料;

3.5本企業融資工作中形成的其他文件材料

4.1.5本企業境外資產與產權權屬文件材料

4.3本企業其他債權、債務登記文件材料

4.4.2本企業在并購、參股、股權受讓、基金業務及債權型投資等投資業務中形成的其他文件材料

11.1本企業資本經營業務中與銀行、保險、證券、基金管理等金融機構業務往來的文件材料。

11.2本企業非資本經營業務中與會計、審計、法律事務所等機構往來文件材料

13.4資本經營工作文件材料

13.5.3固定資產新增、報廢、調撥文件材料

16.4.5黨費收支文件材料

上述檔案在實際編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時不再區分為“重要事項”和“一般事項”,而是全部劃分為永久保管。

(五)與責任有關的文件材料

15.3.4保密資格認證方案、申請、審查、批準文件材料

15.3.5保密工作檢查方案、通知、結論、通報等文件材料

15.5.7案件、糾紛、行政處罰、復議文件材料及公證事務中調查、協調過程形成的文件材料

16.6.2黨風廉政反腐工作文件材料

16.6.2違紀案件立案報告、調查依據、審查結論、處理意見等文件材料

上述文件由于與責任有關,應統一劃分為永久保管

二、歸檔范圍和補充

(一)1.2本企業設立登記相關證照、證照變更登記文件材料

由于國家進行商事制度改革,實行三證合一,由信息公示制取代證照年檢制,應將代替企業營業執照年檢的提交工商行政管理部門網上公示的信息納入歸檔范圍。

(二)15.3文秘、機要、檔案、保密工作文件材料

增加“檔案工作檢查、考核文件材料”和“檔案專項驗收文件材料”。

(三)增加本企業門戶網站信息及其審批、上傳等文件材料,可納入門戶網站管理部門或門戶網站管理職能的歸檔范圍。

三、10號令附表的結構說明

10號令中附表《企業管理類檔案保管期限表》是10號令的重要組成部分,很多企業檔案工作者對此表的邏輯結構不甚清楚,特說明如下。

《企業管理類檔案保管期限表》首先將企業文件材料分為與企業組建有關文件材料和與企業營業活動兩大類。

企業組建活動又可分為“企業設立、變更”、企業資本籌措活動和資產管理活動,分別對應于《企業管理類檔案保管期限表》中的序號1—4四類檔案。籌資活動反映企業資本金來源,資產管理活動反映企業將籌措到的資本用于哪。

一般來說,企業營業管理活動不外乎經營管理、生產技術管理、行政管理和黨群工作四個方面,但為了表達方便,把四個方面活動的共有部分抽取出來進行集中表述,即公共活動和對外交往兩個方面。公共活動主要是會議,會議又分為決策會議、專題會議、大型會議三類,分別對應《企業管理類檔案保管期限表》中序號5—7三類檔案。而對外交往活動又分為與上級的交往、與平級無隸屬關系組織、個人的交往和與下級的交往三個方面,分別對應《企業管理類檔案保管期限表》序號8—11四類檔案。職能活動包括經營管理、生產技術管理、行政管理和黨群工作四個方面,分別對應于《企業管理類檔案保管期限表》序號13—16四類檔案,17是冗余項,將無法劃入具體職能活動的檔案入此。具體見下圖。

因此,10號令附表《企業管理類檔案保管期限表》邏輯結構清楚,排列有序,各單位在編制管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時,表內文件材料和檔案的排序可參照此表進行。

(本文轉載自《中國檔案》雜志2015年第7作者:蔡盈芳單位:國家檔案局經科司)

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